Monitoring dan Inspeksi Lapangan, Peran Penting Seorang Manager

(Vibizmanagement – Leadership) Dari sekian banyak aspek manajemen, salah satu diantaranya yang relatif sering dilalaikan adalah monitoring atau inspeksi lapangan. Padahal monitoring atau inspeksi merupakan salah satu aspek terpenting untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan dan tanggungjawab terlaksana dengan baik.

Seorang pemimpin memang tidak harus mengerjakan hal-hal yang terlalu detail yang seharusnya dikerjakan oleh bawahannya. Seorang pemimpin harus mampu mengerjakan tugas yang lebih bersifat strategic. Namun, hal itu bukan berarti seorang manajer tidak menguasai tugas-tugas yang dilakukan oleh anggota timnya. Seringkali kita melihat seorang manajer yang ‘malas’ untuk beranjak dari meja kerja, hanya membaca dan mengirim email, menulis dan menandatangani memo persetujuan, dan sibuk menelepon atau rapat.

Ada 2 hal yang menyebabkan terjadinya hal tersebut :
1. Manajer tersebut pemalas, hanya menyuruh saja tanpa memberikan masukan dan arahan kepada bawahannya.
2. Manajer tersebut tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai tugas-tugas yang dikerjakan oleh angota teamnya secara detail, sehingga tidak bisa mengadakan koreksi, memberikan teguran ataupun masukan yang diperlukan. Terkadang ada rasa malu jika ketahuan tidak menguasai detail lapangan.

Untuk poin pertama, merupakan karakter yang tidak selayaknya dimiliki oleh seorang manajer. Hampir dapat dipastikan manajer yang malas dan ’bossy’ tidak akan mendapat dukungan penuh dari anggota tim. Untuk alasan nomor 2, masalah tersebut sebenarnya dapat dipecahkan supaya tidak berlarut-larut. Untuk menjadi seorang inspektur yang baik, Anda harus memahami tugas Anda sampai ke hal-hal yang teknis dan detil. Anda harus terus belajar sehingga ketika tiba saatnya melakukan inspeksi, Anda akan sepenuhnya mengetahui apa yang benar dan apa yang tidak benar yang terjadi di lapangan. Seorang manajer membutuhkan perencanaan untuk dapat menyiapkan suatu jadwal inspeksi sedemikian rupa, sehingga dalam jangka waktu tertentu Anda akan dapat memberi perhatian terhadap semua segi / aspek operasional Anda.

Manfaat melakukan inspeksi atau monitoring lapangan
1. Inspeksi akan meningkatkan kuantitas dan kualitas kerja
Begitu Anda menemukan dan segera memperbaiki prosedur atau aspek-aspek operasi kerja yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, atau segala sesuatu yang hanya menghabiskan waktu dan uang milik perusahaan, maka hal tersebut dapat segera diperbaiki. Pada dasarnya, sebagian keuntungan perusahaan berasal dari uang yang berhasil diselamatkan oleh para manajer dari ’operational cost’ ditempat kerja mereka masing-masing.

2. Inspeksi akan meningkatkan aspek keamanan kerja
Anda akan mengetahui secara pasti, apa saja ketentuan yang sudah dan belum dilaksanakan dengan baik. Ketentuan dan metode kerja apa yang sudah ketinggalan jaman dan perlu diperbaharui. Apakah ada peluang terjadinya ’fraud’ dengan pola kerja yang sedang diterapkan dan harus segera diantisipasi.

3. Inspeksi akan meningkatkan kualitas lingkungan kerja
Jika seorang pemimpin akan melakukan peninjauan lapangan, maka biasanya para bawahan akan segera berbenah dan mengadakan persiapan khusus, apalagi jika mereka sudah mengetahuinya sejak awal. Mungkin ’ancaman’ inspeksi itu merupakan cara terbaik untuk senantiasa memperoleh lingkungan kerja yang serba bersih dan rapi. Dari kerapihan pengaturan suatu ruang kerja, kita sudah dapat menerka apakah pekerjaan-pekerjaan yang berlangsung di dalamnya terlaksana dengan baik.

4. Inspeksi akan meningkatkan keharmonisan hubungan atasan – bawahan.
Usahakan agar setiap kunjungan inspeksi atau peninjauan lapangan menjadi kunjungan yang sifatnya bersahabat. Selama memungkinkan, ingatlah selalu nama-nama pegawai Anda dan apa tugas-tugas yang mereka kerjakan. Tanyakan kepada mereka, keadaan rumah tangga, istri dan anak-anaknya. Perhatain yang tulus yang Anda berikan kepada para bawahan tersebut akan meningkatkan semangat dan moral kerja mereka.

Tujuh Langkah Prosedur Inspeksi

1. Sisihkan selalu waktu tertentu untuk menjalankan inspeksi harian. Jangan meninjau hal yang sama pada saat yang sama setiap hari. Buatlah tindakan kejutan yang mendadak sifatnya.
2. Pelajarilah terlebih dahulu hal-hal yang akan Anda inspeksi. Pelajari dengan cermat dan kuasai lebih dulu segi-segi tertentu yang akan Anda inspeksi.
3. Tinjaulah secara lebih mendalam segi-segi yang telah Anda pilih. Periksalah secara lebih seksama aspek, bidang atau segi-segi permasalahan yang telah Anda pilih untuk ditinjau.
4. Laksanakanlah penekanan pada hal-hal khusus selama inspeksi. Anda harus senantiasa berada dalam kondisi yang memungkinkan Anda untuk tetap menguasai situasi agar Anda dapat selalu tampak sebagai seorang ahli. Caranya, bertahanlah pada aspek-aspek tertentu yang sejak awal telah anda tentukan untuk diperiksa.
5. Langkahilah mata rantai kekuasaan dalam melakukan inspeksi. Tidak akan ada peninjauan yang memuaskan apabila Anda melakukannya secara berjenjang sesuai dengan tingkatan kekuasaan dalam perusahaan. Langsung sajalah turun ke lapangan agar Anda dapat melihat sendiri apa yang terjadi di tingkat operasional.
6. Ajukan berbagai pertanyaan sebanyak mungkin . Berilah kesempatan kepada karyawan Anda untuk menjelaskan tentang segala sesuatu yang telah mereka kerjakan
7. Pastikan kembali setiap kesalahan yang telah Anda temukan. Kegiatan inspeksi atau peninjauan tidak akan ada gunanya sama sekali kalau Anda tidak mengambil langkah-langkah seperlunya untuk memperbaiki kesalahan yang Anda temukan itu. Oleh karena itu, buatlah tindak lanjut