Temuan Audit Tidak Bisa Dijadikan Tolak Ukur Efektifitas Sistem

Seringkali perusahaan menetapkan jumlah temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem:

• Jika temuan audit sedikit, maka dianggap sistem sudah berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap berhasil jika temuan audit badan sertifikasi hanya sedikit.
• Jika temuan audit banyak, maka dianggap sistem tidak berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap kurang berhasil jika temuan audit badan sertifikasi banyak.

Padahal jumlah temuan audit tidak bisa dijadikan tolak ukur keberhasilan sistem. Seringkali kita menemukan kondisi sistem sudah compliance (sesuai) namun masih belum efektif, dan atau perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, tetapi performancenya masih kurang baik.




Oleh karena itu kita tidak bisa menjadikan temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem. Tolak ukur keberhasilan sistem adalah :

1. Pencapaian performa.
a. Jika sistem produksi sudah baik, maka seharusnya Customer claim dan reject internal perusahaan rendah
b. Jika sistem penjualan sudah baik, seharusnya target performa penjualan bisa tercapai
c. Jika sistem purchasing sudah baik, seharusnya performa keterlambatan kedatangan barang dan kualitas barang akan baik.
d. Dst

2. Berkurangnya masalah pada perusahaan.
Jika perusahan telah memiliki sistem (telah memiliki ISO 9001) namun performa perusahaan tidak membaik, dan atau masih banyak masalah pada perusahaan, hal tersebut mengindikasikan sistem manajemen pada perusahaan masih belum efektif dan perlu diperbaiki.
Kondisi perusahaan yang telah memiliki sistem namun performa tidak membaik dan atau masih banyak masalah yang tidak terselesaikan, mendasari kami (Sentral Sistem) mengembangkan sistem audit improvement, dimana audit tidak difokuskan untuk memeriksa kesesuaian tetapi difokuskan untuk melihat kefektifan sistem manajemen.




Perbedaan mendasar antara audit compliance (audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan yang telah ISO 9001) dengan audit improvement terletak pada “Evaluasi pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan”. Pada audit improvement kita tidak langsung melakukan audit, tetapi terlebih dahulu mereview pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan. Berdasarkan input permasalahan inilah kita kemudian melakukan investigasi kelemahan sistem manajemen pada perusahaan.






Metode audit improvement sudah kami terapkan dalam beberapa kesempatan training. Feedback (umpan balik) dari peserta yang telah mempraktekkan metode ini juga cukup memuaskan. Audit menjadi lebih tajam. Karena audit berawal dari ketidaktercapaian performa dan/ atau permasalahan, kelemahan sistem menjadi lebih terlihat. Hanya saja setelah kelemahan sistem terungkap, temuan audit menjadi semakin banyak. Pada perusahaan yang menjadikan temuan audit sebagai salah satu item penilaian dan atau pada perusahaan yang menganggap audit sebagai suatu kegiatan yang “mencari-cari kesalahan”, kondisi ini menyebabkan ketidaknyamanan. Oleh karena itulah saya menyarankan untuk tidak menjadikan temuan audit sebagai item penilaian performa. Seharusnya Manajemen tidak terfokus pada temuan audit (departemen dianggap tidak baik jika temuannya banyak), tetapi harus lebih terfokus pada perbaikan sistem, bagaimana untuk menjadi lebih baik.

“Kita tidak bisa merubah masa lalu tapi bisa menciptakan masa depan”

Sumber: Sentral Sistem Consulting